بیماری جلسه

بارها و بارها در مراجعه با شرکت ها و سازمان های مختلف و پس از مواجه با در بسته اتاق مدیران، این جمله را شنیده ایم که جلسه دارند!، و شاید از خود پرسیده باشیم که این همه جلسه برای کدام مقصود برگزار می شود؟ واقعا تا بحال به این موضوع اندیشیده ایم که چرا در سازمان های و شرکت های ایران حجم جلسات بالاست؟ تعداد بالای جلسات بیانگر چیست؟ کارآمدی سازمان یا ناکارآمدی آن؟

مهمترین معضل تعدد جلسات؛ بلعیدن زمان مفید کاری است. برای افراد خلاق و مدیران مبتکر مهم ترین سرمایه زمان است، به ویژه زمان طولانی و بدون انقطاع؛ و بزرگ ترین دشمن این سرمایه هم، کسانی هستند که تلاش می کنند این زمان را از طریق برگزاری جلسه بگیرند!

متاسفانه یک دیدگاه عمومی وجود دارد مبنی بر اینکه هر کس که سرش شلوغ تر است لاجرم کارهای مفید و معتبر بیشتری انجام می دهد و بهره وری بالاتری هم دارد؛ اما برخلاف این دیدگاه عمومی، افراد خلاق هنگامی بیشترین بهره وری را دارند که به نظر می رسد هیچ کاری انجام نمی دهند! در اوایل دهه 1990 یک روانشناس از 275 فرد خلاق پرسید که آیا می تواند برای نوشتن کتابش با آنها مصاحبه کند، نتیجه جالب بود؛ تنها یک سوم این درخواست را پذیرفتند، یک سوم دیگر اصلا به خود زحمت پاسخ ندادند و یک سوم دیگر نیز مصاحبه را نپذیرفتند!

در تعریف جلسه چنین آورده اند که: در یک قرار دو یا چند نفر به دور یکدیگر جمع می شوند و در مورد موضوع یا موضوعاتی به گفتگو می پردازند اگر بپذیریم که جلسات عمدتا برای حل موضوع و یا مسئله ای غیر مترقبه در سازمان برگزار می شود، آنگاه برگزاری بیش از حد جلسات، یک معنی مستتر دیگری هم در خود خواهد داشت؛ و آن اینکه سازمان احتمالا مبتلا به عارضه ناکارآمدی شده است. وقتی ناکارآمدی در عرصه سازمان ها گسترده تر می شود نیاز به برگزاری جلسات نیز بیشتر خواهد شد. جلسات بیشتر زمان مفید بیشتری را می بلعد و با کاهش زمان مفید بر ناکارآمدی بیشتر سازمان می انجامد! با کاهش زمان مفید در سازمان ها، سطوح تحلیلی مدیران سازمان تنزل خواهد یافت و این چرخ دوار همچنان خواهد چرخید.

این روزها آش برگزاری جلسات به قدری شور شده که می توانیم این وضع غیر عادی را به بیماری جلسات در سازمان ها تعبیر کنیم! هر روز دعوت نامه های متعددی برای دعوت به جلسات در کارتابل مدیران قرار می گیرد، پیتر دراکر استاد مدیریت برای گریز از چنین وضعیتی « امتناع کردن » را توصیه می کند، به عقیده او یکی از اسرار بهره وری آن است که سطل زباله بزرگی برای دور انداختن دعوت نامه های جلسات داشته باشید!.

به نظر می رسد که مدیران بهره ور به جای فکر کردن به امور اجرایی باید به راهبرد ها بیندیشند و به جای اینکه از خود بپرسند که آیا شرکت مطابق برنامه هایش پیش می رود؟ به آن فکر کنند که آیا شرکت در مسیر صحیح قرار دارد یا خیر؟ به عبارت دیگر به جای اینکه زمان خود را در جلسات هدر دهند آن را صرف تفکر به موضوعات مهمتری کنند. جک ولش هنگامی که رئیس جنرال الکتریک بود یک ساعت در روز را به « تماشای بیرون پنجره » اختصاص می داد. بیل گیتس هنگامی که رئیس مایکروسافت بود « دو هفته تفکر » را در سال به خود اختصاص می داد و در آن دو هفته خود را در کلبه ای دور افتاده محبوس می کرد. جیم کالینز به تمام روسا توصیه می کند که «فهرست توقف کار» داشته باشند و مطابق آن ببینند آیا جلسه ای هست که لغو شود؟

تشکیل جلسه در اغلب سازمان های ایرانی به عادتی مذموم بدل شده است! عادتی برای نشان دادن اشتغال بیش از حد؛ حتی گاهی اینطور هم تصور می شود که موسسات و سازمان هایی که جلسات کمتری دارند؛ حتماً کار کمتری هم دارند! در حالی که دقیقا برعکس است. سازمان هایی که کمتر جلسه برگزار می کنند, سازمان هایی هستند که با تدوین روش و سیستمی مدون توانسته اند مسائل خود را حل و فصل نمایند آنها درگیر پدیده ناکارآمدی نیستند که برای رفع آن ناکارآمدی نیاز به برگزاری جلسات داشته باشند. از سوی دیگر؛ اگر با دید هزینه-فایده به این پدیده نگاه کنیم، آنگاه این سوال مهم مطرح می شود که برای برگزاری هر جلسه چه میزان انرژی (زمان و سرمایه) صرف می کنیم؟ و صرف این میزان انرژی برای سازمان چقدر فایده خواهد داشت؟ به عبارت دیگر سازمان چه می دهد تا چه بدست آورد؟

اما از منظر اخلاق حرفه ای هم می توان تعدد جلسات را ارزیابی کرد؛ در این دیدگاه « زمان » مهمترین سرمایه است؛ جلسات بی مورد زمان را می ربایند و آن را هدر می دهند؛ پس می توان جلسات را کاهش داد و از شر این ربایندگان زمان خلاص شد.