◄ سکوت سازمانی؛ دلایل چیست، راهکارها کدام است؟ / بخش چهارم

تین نیوز | اعضای گروه " حمل و نقل و لجستیک" که گروهی متشکل از متخصصان بخش حمل و نقل و لجستیک و در یکی از شبکه های موبایلی فعال است در یکی دیگر از مباحث گروهی خود به بررسی پدیده سکوت سازمانی و ارایه راهکار برای حل این مشکل پرداختند.
نظرات اعضای این گروه در مودر راهکارهای برون رفت از سکوت سازمانی در ادامه آمده است:
لینک بخش سوم

- چگونگی برون رفت از این پدیده از توجه به مسایل رفتاری درسطح فردی، گروهی و سازمانی گرفته تا توجه مدیران به سازمان، ساختار و چگونگی سازماندهی استقرار رویه های مناسب تصمیم گیری را در بر می گیرد. تغییر در ساختار سازمانی در واقع توجه به عدم تمرکز پایین بودن پیچیدگی عمودی کاهش رسمیت و تمرکز زدایی از اهم این تغییر است. هرچه رسمیت و سلسله مراتب کمتر باشد سبب تسهیل بیشتر مشارکت کارکنان و دادن آزادی عمل می گردد و این امر برکاهش سکوت سازمانی موثر است.
موضوع دیگر عدالت در سازمان است، مدیران باید اطمینان بدهند که تصمیمات آنها بدون تعصب و بر مبنای مشورت و اطلاعات درست است.
 
- کارکنان و البته همه آحاد جامعه تشنه احترام و تاثیر پذیر از آن هستند. مدیر یا سیستمی که به اعضایش ارج بگذارد و شان انسانی را مقدم بر حرفه و کار بداند، در کار هم نتایج مثبتی می گیرد.
 
- توسعه فرهنگ سازمانی یادگیرنده و یاددهنده نیز می تواند علاقه کارکنان در ابراز نظر و اطلاعات و تسهیم دانش خود را در سازمان تسهیل سازد. فراهم نمودن احساس امنیت برای کارکنان تشویق و تشکر از آنها چه در هنگام انتقاد و چه در هنگام پیشنهاد باعث می شود آنها احساس کنند در عمل حق اظهار نظر دارند.
 
- اگر بتوان عواملی را که منشا ایجاد سکوت سازمانی توسط مدیران سازمان است از بین برد می توان این عارضه را در سازمان کنترل نمود.

- راه کارهای کاهش پدیده سکوت سازمانی:
1. اتخاذ تصمیم ها به صورت گروهی و اهمیت دادن به گروه ها و کمیته های کاری در سازمان.
2. تشکیل کارگاه های آموزشی مهارتهای برقراری ارتباط برای مدیران و سرپرستان
3. تغییر فرهنگ سازمان ها در جهت سازمان های یادگیرنده و یادگیری سازمانی
4. شناسایی توانمندی ها و قابلیتهای افراد و استفاده از آنها در امور اجرایی و تصمیم گیری
5. استقرار نظام پاداش دهی مناسب برای نظریات و پیشنهادهای خلاق.
6. شناسایی ویژگی های فردی و شخصیتی افراد برای واگذاری مسئولیت به آنها.
7. تدوین ایین نامه هایی برای حمایت از نظریات کارکنان و تشویق کارکنان به ارایه نظرات.
سکوت سازمانی پدیده ای است که در آن کارکنان سازمان به علل مختلف از اظهار نظر در مورد مسایل سازمان خودداری کرده و سکوت اختیار می کنند. سکوت یک علامت بسیار مهم بیماری، استرس، پیری، افسردگی و یا ترس در سازمان به شمار می رود و مدیران باید در اولین فرصت عامل آن را ردیابی و برطرف نمایند. بی توجهی به این موضوع می تواند سبب اتفاقات وخیم تر و حتی مرگ سازمان شود. مهمترین علل سکوت سازمانی عبارتند:
 ۱- ترس از عواقب اظهارنظرها مشتمل بر تنبیهات، مرگ، بی نصیب بودن از امتیازات، برکناری از سمت و پست سازمانی و....
۲- ترس از بی توجهی مدیر ارشد و بلا استفاده ماندن نظریات و ایده ها. در بدترین حالت مدیران ممکن است حتی نظریات ارائه شده را نخوانند و در بهترین حالت ممکن است مدیر ارشد این نظریات را بخواند؛ ولی با دلایل ناکافی یا مصلحت های غیر قابل توجیه؛ اقدام به رد ایده ارائه شده بنماید.
۳- بدون پاداش گذاشتن ایده ها. وقتی که سازمان برای ایده های ارائه شده که مورد استفاده هم قرار گرفته و اثر بخش بوده اند؛ پاداشی پرداخت نمی کند. همان گونه که می بینید احساس ترس و ناامنی؛ مهمترین علت سکوت در سازمان تلقی میگردد.
 ۴- شکل بسیار بدتر سکوت سازمانی وقتی است که کارکنان سازمان به ظاهر فعال و پر سر و صدا هستند ولی آنها از اظهارنظرهای واقعی و اقدامات مناسب و کارشناسی شده خودداری می کنند؛ و در برخوردها چیزی را می گویند یا کاری را انجام میدهند که مدیر ارشد سازمان می خواهد. 
متخصصان علم مدیریت از پدیده سکوت سازمانی با عباراتی چون خطرناک یا مضر نام می برند.
با توجه به نوع انگیزه کارکنان سکوت در سازمانها به ٣ دسته زیر قابل تقسیم بندی است:
۱- سکوت مطیع : انگیزه این نوع سکوت کناره گیری، تسلیم بودن و رضایت دادن به هر چیزی است. 
۲- سکوت تدافعی: انگیزه این نوع سکوت خود حفاظتی است؛ یعنی علت سکوت کارمند در سازمان ترس است.
۳- سکوت دوستانه: انگیزه این نوع سکوت؛ علاقه به دیگران و ایجاد فرصت برای نشر یک مساعی می باشد.
دلایل سکوت مطیع: 
۱- باور داشته باشد که صحبت کردن بی فایده است. 
۲- از توانایی های شخصی خود برای نفوذ در شرایط، نا مطمئن باشند.
دلایل سکوت تدافعی:
۱- به دلیل آشفته شدن افراد
۲- ایجاد پیامد های منفی برای خود فرد.
دلایل سکوت دوستانه: 
۱- سود بردن از نظرات دیگران
 ۲- خودداری از ارائه اطلاعات به دلایل سری و محرمانه بودن
عوامل ایجاد کننده سکوت سازمانی: 
اما پدیده سکوت سازمانی پدیده ای چند بعدی است و از چند جهت قابل بررسی می باشد. از جمله می توان دلایل و عوامل سکوت سازمانی به شرح زیر دسته بندی نمود: 
۱- عوامل مدیریتی 
۲- عوامل سازمانی و محیطی 
۳- عوامل گروهی 
۴- عوامل فردی
عوامل مدیریتی: 
۱- باورهای ضمنی مدیران نسبت به سکوت سازمانی 
۲- اقدامات مدیریتی
۳- سبک رهبری مدیریت سازمان
۴- ترس از بازخورد منفی 
۵- تفاوتهای جمعیت شناختی مابین کارکنان و مدیران 
۶- ایجاد جو بی اعتمادی و سوء ظن در سازمان
 
عوامل سازمانی :
۱- سکون شغلی 
۲- سیاست ها و ساختارهای سازمانی 
۳- فقدان مکانیزم باز خورد از پایین به بالا 
۴- تصمیم گیری متمرکز
 
عوامل فرهنگی، اجتماعی و گروهی : 
۱- همنوایی با جمع ( انطباق با گروه ) 
۲- گروه اندیشی 
۳- اثر بخشی فرهنگ آداب و رسوم خانواده بر نحوه ارتباط فرزندان با بزرگتر ها.
 
عوامل فردی: 
۱- حفظ موقعیت کنونی
 ۲- بی اعتمادی و بد بینی به مدیر
 ۳- احساس ناتوانی در ایجاد تغییر 
۴- ترس از ارائه نظرات و بیان مشکلات 
۵- مصلحت اندیشی
 
پیامد های سکوت سازمانی:
۱- محدود شدن داده ها و اطلاعات 
۲- عدم تجزیه و تحلیل ایده ها و دلیل های تصمیم گیری 
۳- کاهش اثر بخشی تصمیم گیری
٤-کاهش توانایی سازمان برای شناسایی و اصلاح اشتباهات
۵- تضعیف تعهد و عرق سازمانی و اعتماد کارکنان 
۶- احساس عدم کنترل کارکنان 
۷- کاهش انگیزش کارکنان و افزایش نارضایتی
 ۸- ناهماهنگی شناختی کارکنان
 ۹- کاهش مشارکت و خلاقیت در بین کارکنان

- ترس از عواقب نظرات، بدون پاداش گذاشتن ایده ها، ترس از بی توجهی مدیران از دلایل سکوت سازمانی است. بدترین شکل سکوت سازمانی کارکنانی هستند که به ظاهر فعال و پر سر و صدا هستند ولی از اظهارنظرهای واقعی و اقدامات مناسب خودداری کرده و صرفا کاری را انجام می دهند که به آنها ارجاع شده است.
 
- از نظر ویل دورانت مفهوم آزادی برای یک انسان آمریکایی و روسی ممکن است متفاوت باشد. ( لذات فلسفه ) ترجیح سکوت به بیان مسئله در یک سازمان بیشتر ریشه در فرهنگ دارد.
 
- سکوت سازمانی سه نوع است : سکوت مطیع، سکوت تدافعی، سکوت دوستانه
دلیل سکوت مطیع : باور به اینکه صحبت بی فایده است، نامطمین بودن از کیفیت نظرات شخصی
دلایل سکوت تدافعی: آشفته شدن افراد، ایجاد پیامد منفی برای خود فرد
دلایل سکوت دوستانه: سود بردن از نظرات دیگران، خودداری از ارائه اطلاعات به دلیل محرمانه بودن
سکوت را باید از چند بعد بررسی کرد :عوامل مدیریتی، عوامل محیطی، عوامل گروهی، عوامل فردی
سکوت مطیع در دو حالت رخ می دهد بی نتیجه بودن نظرات که منجر به نوعی پرخاشگری منفعل می شود. از سوی دیگر هم کارمندان با اعتماد به نفس کم نیز سبب سکوت می شوند.
عوامل مدیریتی سکوت سازمانی :ب اورهای ضمنی مدیران نسبت به سکوت، اقدامات مدیریتی، سبک رهبری استبدادی، ترس از بازخورد منفی، ایجاد جو بی اعتمادی و سو ظن در سازمان.
 عوامل سازمانی سکوت: سکون شغلی، سیاست‌های سازمان، فقدان مکانیزم بازخورد از پایین به بالا، تصمیم گیری متمرکز
عوامل فرهنگی سکوت :همنوایی با جمع، گروه اندیشی، فرهنگ

- همه اینها زمانی اثرگذارخواهد بود که مدیران میانی و عالی سازمان این مشکل را درک کنندو در واقع فرهنگ سازی شود.
 
-  در حال حاضر دوره مدیریت فرماندهی به سر رسیده و مدیران سازمان ها باید در قالب یک مربی در سازمان خود، نقش ایفا نمایند.
 
- می‌توان پیشنهادات زیر را برای کاهش سکوت در سازمانها ارائه کرد:
۱-استقرار نظام پاداش دهی مناسب برای نظرات و پیشنهادات خلاق؛
۲-استقرار سیستم تریبون آزاد بدون کوچکترین استرس و نگرانی و ترس از بیان آزاد عقاید؛
۳-شناسایی توانمندی ها و قابلیت های افراد و استفاده از آنها در امور اجرایی و تصمیم‌گیری؛
۴-کاهش تمرکز سازمانی و تفویض اختیار؛
۵-شناخت ویژگی های فردی و شخصیتی افراد جهت واگذاری مسئولیت به آنها؛
۶-تشکیل کارگاه‌های آموزشی روابط عمومی و برقراری ارتباط؛
۷-تدوین آئین نامه‌هایی برای حمایت از نظرات کارکنان؛
۸-تغییر فرهنگ سازمان در جهت دستیابی به موقعیت سازمانهای یادگیرنده و یادگیری سازمانی؛
۹-برقراری برنامه بهبود مدیریت منابع انسانی؛
۱۰-ایجاد امنیت شغلی برای کارکنان و کاهش جو ترس و هراس از انتقاد؛
۱۱-ایجاد سیستم بازخورد مثبت و منفی توامان.
۱۲-استقرار سیستم آموزش کارکنان برای همگام بودن با تکنولوژی و فن آوری های روز دنیا.

- ایجاد امنیت شغلی برای کارکنان و کاهش جو ترس و هراس از انتقاد می تواند نقش مهمی در جلوگیری از سکوت سازمانی داشته باشد.
 
- فراموش نکنیم در سکوت مدیریت، فرهنگ و حتی خود کارمندان نیز دخیل هستند.
 
- یک پیشنهاد آموزش دیدن مدیران هست.  مدیران باید هم آموزش ببینند و هم وادار بشوند که در مورد مجموعه تحت پوشش خود تجربیات عملی آسمون بنویسند!
 
- افراد در سازمانها باید حس کنند که صاحب ومالک مشاغل خود هستند و در گردش امور نقش دارند.
 
- پیشنهاد خوبی است اما غالبا به محض تمام شدن كلاس ها باز به شيوه خودشان رفتار می كنند و فقط از بخشی از مطالب آموزشی در جهت اهداف و سليقه های شخصی خودشان استفاده می كنند.
 
- تفویض اختیار به کارمندان هم می تواند مفید باشد.
 
-  باید اول این فرهنگ سازی برای مدیران ارشد صورت بپذیرد چون اگر چنین بشود پویایی وشکوفایی رخ می دهد بطور عامیانه کارمندان رخست بازی کردن در گردونه را پیدا می نمایند.

- ما هیچ مجموعه مدونی از تجربیات مدیریتی نداریم و مدیران هم ملزم نبوده‌اند در مورد شیوه هایشان پاسخگو باشند.

- مدیر یک سازمان باید بتواند الهام دهنده، برانگیزنده ونیز به مجموعه خود گوش بسپارد.
 
- سکوت سازمانی و ایجاد آن برای یکسری که دنبال شبکه های قدرت و.... هستند مفید است.
 
- عدم پاسخگویی مدیران حداقل نتیجه اش بی قید شدن مدیران نسبت به عملکردشان می شود.

- می توان انتظار داشت كه هر يك از ما در مسند هر يك از مديرانی كه منتقد كارهايشان هستيم قرار بگيريم به احتمال زياد به زعم خودمان همان اشتباهات را مرتكب خواهيم شد و نگرش بالا به پايين، عدم تحمل نقد و آراء مخالف و برخورد سلبی با كارمندان منتقد و به اصطلاح زبان دراز را پيشه خواهيم كرد. فقط ژست روشنفكری و نقد پذيری داريم البته تا زمانی كه در مسند قدرت نيستيم.
 
- همه آن مديرانی كه در حال نقدشان هستيم با سيستم ها و جامعه پرسنلی پيچيده ای روبرو هستند و درك همه كاركنان و گوش دادن به حرفهايشان و نشان دادن بازخوردی در فراخور، كار آسانی برايشان نيست.
 
- شاید اگر کارکنان به صورت صحیح و به موقع احساس کنند که حرفشان شنیده می شود ما با ناهنجاری های این چنینی مواجه نشویم.
 
- مطمئنا تا آموزش و فرهنگ سازی نباشد این پدیده و پیامدهای آن ریشه کن نخواهد شد.
 
- گاهی اشکال در این است که ما فکر می کنیم همه باید به فرهنگ نانوشته باور داشته باشیم و به آن عمل کنیم.
 
- از آنجا که معمولا انسجام لازم بین کارکنان در یک مجموعه وجود ندارد، به نظرم وجود یک حداقل روحیه پذیرش مقابله با سکوت سازمانی در بین مدیران ارشد از الزامات مقابله با این پدیده است.