◄لزوم ثبت و مستندسازی آموخته‌ها و تجربیات کارشناسان خبره صنایع دریایی

وبلاگ تین نیوز، رضا محمدعلی بیگی | نکته ای که این روزها باید به آن خیلی توجه نمود این است که چرا در کشور ما مسئله ترک خدمت، استعفا و جابه جایی از یک شرکت به شرکت دیگر بیشتر در مورد کارکنان نخبه و دانش مدار سازمانها مشاهده می شود و کمتر مشاهده می کنیم که کارکنان عادی، شرکتهایشان را ترک کنند. 

مطمئناً با من هم عقیده هستید که در اغلب شرکت ها افرادی وجود دارند که به واسطه تخصص و تجربه خود به عنوان یک مرجع در پیشبرد امور و حل مسائل و مشکلات به وجود آمده در فعالیتها و فرایندهای کاری شرکت نقش آفرینی می کنند.
اما عدم انعطاف پذیری شرکتها در پاسخگویی به نیازها و انتظارات کارکنان فرهیخته و عدم بهره گیری از توانمندی های این افراد در فعالیت های کاری و همچنین نبود ساز و کارهای مناسب جهت حفظ و نگهداری آنان از جمله مهم ترین عواملی است که موجب خارج شدن افراد به همراه دانش ها و تجربیاتشان از شرکت می شود. ناتوانی در مدیریت صحیح نگهداری کارکنان نخبه ضمن تحمیل هزینه های سنگین مستقیم و غیر مستقیم باعث انتقال قابلیت ها به شرکتهای رقیب و نهایتاً از دست دادن مزیت رقابتی سازمان می گردد. 

بخش زیادی از دانش در سازمانهای پروژه محور، تجارب کارشناسان ارشد پروژه ها است که در موقعیتها و پروژه های گوناگون حاصل شده است. تجارب و مطالعات نشان داده که بخش زیادی از سرمایه های دانشی موجود در پروژه ها در مستندات کاغذی و الکترونیک موجود نبوده و تنها در ذهن کارشناسان پروژه ها است که معمولاً به عنوان یک مرجع در حل مسائل مهم و استراتژیک پروژه ها نقش آفرینی می کنند. ثبت و مستندسازی آموخته ها و تجربیات کارشناسان علاوه بر انتقال تجارب به کارشناسان پروژه های آتی شرکت، موجب کاهش هزینه های دوباره کاری، چندباره کاری و عدم تکرار اشتباهات پیشین در پروژه های بعدی خواهد شد. 

همانطور که می دانیم یکی از حوزه های اصلی در مدیریت منابع انسانی، بحث نگهداشت و برنامه ریزی نگهداری منابع انسانی با توجه به استراتژی های پاداش خدمات می باشد. نکته به نظر عجیب و البته ناراحت کننده این است که بسیاری از مدیران بر این باورند که اگر شکایتی از طرف کارکنان مطرح نشود این امر نشان دهنده رضایت آنان است. در حالی که بسیاری از نارضایتی ها ممکن است به دلایل مختلف از طرف کارکنان بیان نشود پس مدیر می بایست بداند که سکوت نشانه هشدار است نه نشانه رضایت و هر زمانی که بازخوردی از طرف کارکنان دانش مدار در سازمان مطرح نشود آن وقت است که مدیر باید نگران وضعیت سازمان و منابع انسانی خود باشد. 

حال از منظر مدیریت دانش به موضوع نگاه کنیم. در مدیریت دانش گفته می شود که در سازمانهای دانش محور بخش اعظمی از دانش در اختیار اعضای با تجربه و خبرگان آنها قرار دارد که متاسفانه جابه جایی، استعفا و ترک خدمت این افراد می تواند لطمات زیادی را به شرکت تحمیل کند. اکثر مدیرانی که نگاه دانشی در مدیریتشان وجود ندارد یعنی سازمان را با نگاه دانش محور مدیریت نمی کنند دچار این معضل هستند که "تا زمانی که می توان کارمند پیدا کرد، جابه جایی و رفتن کارکنان هیچ عیبی ندارد!" ولی اگر قرار باشد شایسته ترین افراد سازمان را ترک کنند و در جاهای دیگر مشغول شوند آن وقت چه خواهد شد؟ نرخ بالای جابه جایی و استعفای کارکنان به این معنی است که هزینه های مربوط به استخدام و آموزش کارکنان جدید بالا می رود. جایگزینی افراد جدید تا مدتی موجب کاهش کارایی می شود. بنابراین ترک اختیاری کارکنان دانش مدار هم از بعد مادی و هم از جهت از دست دادن و یا سپردن قابلیت ها به رقبا برای سازمان ها سنگین تمام می شود. 

مستندسازی، مکتوب کردن یافته ها و دانسته ها به روش استاندارد است. به طور کلی جهت کسب و مستند کردن تجارب کارشناسان خبره پروژه ها می بایست با ترسیم نقشه تجارب پروژه و اولویت بندی آنها با استفاده از تکنیک های کسب درس آموخته های پروژه، دانش ها و تجربیات خبرگان پروژه را کسب و مستند نمود.
تبديل دانش غيررسمی، ذهنی و شخصی (ضمنی) به دانش ثبت شده رسمی (صريح)، يكی از اهداف كليدی مديريت دانش است كه باعث كاهش ريسك از دست رفتن دانش با ارزش سازمان با ترك همكاری كاركنان و كاهش خطر از دست دادن حافظه شركت به هنگام تعديل نيروی انسانی می‌شود. 

هدف مدیریت دانش برقراری ارتباط بین خبرگان و افراد مجرب سازمان با افرادی است که نیاز به دانش خاصی را دارند. ایجاد چنین ارتباطی به کمک فرایندها و ابزارهای مدیریت دانش تسهیل می‌گردد. مدیریت دانش نقش مهمی در فرآیند توسعه و بهره وری از سرمایه فکری بر عهده دارد و بر روی تسهیل و مدیریت فعالیتهای دانش گرا تمرکز می کند تا یک محیط دوستانه دانشی برای رشد سرمایه فکری خلق کنند و افزایش سرمایه فکری از طریق مرتبط کردن آن با مدیریت دانش زمانی میسر است که فرآیندهای دانشی موجود به صورتی سیستماتیک و هدفمند مدیریت شوند. 

با توجه به آنچه که در بالا گفته شد به این نتیجه می رسیم که نقش کارشناسان توانمند و خبره در سازمانهای پروژه محور از جمله صنعت ساخت سازه های دریایی (کشتی، سکوهای دریایی و...) بسیار با اهمیت است. از این رو شناخت و به کارگیری مدیریت دانش برای شرکت های پروژه محور بسیار حیاتی و ضروری است که در این بخش سعی شده تا در فاز نخست به مفهوم مدیریت دانش پرداخته شود و در مرحله بعد به واکاوی این مدیریت در صنایع دریایی کشور بپردازیم. 

امروزه ديگر همه گروه های كاری و علمی اذعان دارند، برای اينكه سازمانها بتوانند در دنيای تجارت و رقابت يك حضور مستمر و پايدار داشته باشند، بايد حول محور علم و دانش فعاليت نمايند. علی رغم اينكه دانش به عنوان منبعی برای بقای سازمانها ضروری و حياتی است و شرط موفقيت سازمانها درتجارت جهانی دستيابی به يك دانش و فهم عميق در تمامی سطوح می باشد، اما باز هم بسياری از سازمانها هنوز به مديريت دانش به طور جدی توجه نكرده اند. مديريت دانش يك واژه علمی است كه ارائه يك تعريف استاندارد از آن مشكل است. اما تعاريف زيرتاحدودی اين مقوله را بيان می كند:
1) مدیریت دانش، به معنای در دسترس قرار دادن نظام‌مند اطلاعات و اندوخته‌های علمی است. به گونه‌ای که به هنگام نیاز در اختیار افرادی که نیازمند آنها هستند، قرار گیرند تا آنها بتوانند کار روزمره خود را با بازدهی بیشتر و موثرتر انجام دهند.
2) مدیریت دانش رویکرد نظام مند یافتن، درک کردن و استفاده از دانش برای دستیابی به اهداف سازمانی است و از طریق کاهش زمان و هزینه آزمایش و خطا یا تکرار، ایجاد ارزش می‌کند.
3) مدیریت دانش فرایندی است که به سازمانها کمک می‌کند تا اطلاعات و مهارتهای مهم را که به عنوان حافظه سازمانی محسوب می‌شود و به طور معمول به صورت سازماندهی نشده وجود دارند، شناسایی، انتخاب، سازماندهی و منتشر نمایند.
4) فرایند کشف، کسب، توسعه، نگهداری، ارزیابی و به کارگیری دانش مناسب در زمان مناسب توسط فرد مناسب در سازمان است که از طریق ایجاد پیوند میان منابع انسانی، فناوری اطلاعات و ارتباطات و ایجاد ساختاری مناسب برای دستیابی به اهداف سازمانی صورت پذیرد.
5) مدیریت دانش، سازمان دادن برای دانستن است.
6) مدیریت دانش، کوششی برای تبدیل دانش کارکنان به دارایی مشترک سازمانی است.
7) مدیریت دانش، چیزی نیست جز مدیریت این سرمایه از ابتدا تا انتهای دوره حیات آن که شامل: خلق دانش، کسب دانش، ذخیره سازی دانش، انتشار و به اشتراک گذاری دانش و بالاخره به کارگیری دانش است.
8) مستند سازی تجربیات نیروها (لایه ارشد) پیش از ترک سازمان و شیوه و فرمول انتقال این تجربیات به لایه جدید توسط لایه های میانی
9) تبدیل دانش های ضمنی به دانش های آشکار و نیز توزیع یا انتشار آن را مدیریت دانش گویند.
10) مديريت دانش شامل تصرف دانش، خرد، تجربيات با ارزش افزوده کارکنان، آسان کردن بازيابی دوباره و نگهداری آن به عنوان دارايی سازمانی است.
11) مديريت دانش کوششی برای تبديل دانش کارکنان (سرمايه انسانی) به دارايی مشترک سازمانی (سرمايه فکری ساختاری) است.
12) مدیریت دانش، کسب دانش درست برای افراد مناسب در زمان صحیح و مکان مناسب است، به‌گونه ‌ایکه آنان بتوانند برای دستیابی به اهداف سازمان، بهترین استفاده را از دانش ببرند.
13) مدیریت دانش، فرایند گسترده ای است که امر شناسایی، سازماندهی، انتقال و استفاده صحیح از اطلاعات و تجربیات داخلی سازمان را مورد توجه قرار می دهد.

نتایج شناخت و اجرای صحیح مدیریت دانش برای سازندگان سازه های دریایی:
1) بهبود تصمیم‌گیری، انعطاف‌پذیری بیشتر، افزایش سود، کاهش بارکاری، افزایش بهره‌وری، ایجاد فرصت‌های جدید کسب و کار، کاهش هزینه، سهم بازار بیشتر، بهبود انگیزه کارکنان، افزایش انگیزه کار تیمی در انجام امور محوله، به اشتراک گزاری دانش و تجربه بین افراد سازمان و بهبود نظام ارتقا و ارزیابی عملکرد کارکنان
2) مدیریت دانش فرایندی است که به سازمانها کمک می‌کند تا اطلاعات و مهارتهای مهم را که به عنوان حافظه سازمانی محسوب می‌شود و به طور معمول به صورت سازماندهی نشده وجود دارند، شناسایی، انتخاب، سازماندهی و منتشر نمایند. این امر مدیریت سازمانها را برای حل مسائل یادگیری، برنامه ریزی راهبردی و تصمیم گیری های پویا به صورت کارا و موثر قادر می‌سازد.
3) مدیریت دانش باعث كاهش ريسك از دست رفتن دانش با ارزش سازمان با ترك همكاری كاركنان و كاهش خطر از دست دادن حافظه شركت به هنگام تعديل نيروی انسانی می‌شود.
4) تحقق مدیریت دانش باعث می گردد تا شرکت ها در موقع عزل و نصب ها دارای نظام پاسخگویی و نظارتی مناسب باشند. یعنی مادامی که اطلاعات از فرد معزول به فرد منصوب منقل نشده، کار فرد اول پایان نمی یابد. 

پیشنهاد:
1) مرجع دریایی کشور، اقدام به معرفی موضوع مدیریت دانش به شرکت های فعال در صنایع دریایی بالاخص سازندگان سازه های دریایی بنماید (فرهنگ سازی) و پیرو آن شرکت ها برنامه های آموزشی مدیریت دانش را برای پرسنل خود آغاز نمایند.
2) سپردن مسئولیت مدیریت دانش به فردی با قابلیت های بالا، با انگیزه و دارا بودن دانش کافی در این حوزه
3) فعال سازی هسته های مدیریت دانش در واحدهای مختلف تحت عنوان انجمن های خبرگی
4) یکی از شاخص های با ارزش در زمان امتیاز دهی به سازندگان و تعمیر کنندگان سازه های دریایی از جانب مراجع دریایی، انجمن های تخصصی، کارفرمایان، بیمه گران و تأمین کنندگان مالی، وجود مدیریت دانش در این شرکت ها باشد.
5) بیمه گران در فرم پیشنهاد بیمه نامه و کارفرمایان در اسناد مناقصه این شاخص را با درج امتیاز بالا مدنظر قراردهند.
6) مرجع دریایی کشور موضوع مدیریت دانش را در زمان ارزیابی و تمدید گواهینامه صلاحیت مدیریت راهبری کشتی (فنی و ایمنی) و نیز در زمان ارزیابی عملکرد فنی مؤسسات رده بندی داخلی مد نظر قرار دهد.
7) تأمین کنندگان مالی پروژه یا وام دهندگان، در فرم های ارزیابی توانمندی سازندگان، محلی را برای موضوع مدیریت دانش در نظر بگیرند.
8) گره زدن طرح ها و پروژه های آینده به نتایج کارهای گذشته بدین معنا که هیچ عنوان پژوهشی، مطالعاتی و اجرای پروژه های توسعه ای و راهبردی، نباید بدون بازیافت اطلاعات قبلی اجازه شروع پیدا کند و زمانی به یک طرح مجوز داده شود که سوابق آن بررسی شده باشد. به امید ترویج فرهنگی که هیچ کاری را بدون مراجعه به تجارب، آموخته ها و دانش دیگران آغاز نکنیم و هیچ کار را بدون کسب و مستندسازی دانش و درس آموخته ها به پایان نرسانیم.
9) با تکنیک ها و ابزارهای مدیریت دانشی، کارکنان را در ارائه و ثبت دانش و مشاوران را در استخراج دانش خبرگان و پروژه ها توانمند کنیم.