| کد خبر: 60018 |

تین نیوز | تعریف آرشیو، کاربردهای آرشیو دستی در برابر آرشیو رایانه‌ای، مرور بر گام‌های اصلی فیلمسازی و برنامه مستندسازی رویدادها و فعالیت‌های روابط عمومی‌ها از مفاهیم مهم مستندسازی در روابط عمومی است.

مستندسازی تهیه مجموعه‌ای از اسناد و مدارک است که سیر تکوین و تکامل یک فعالیت یا پروژه را از آغاز تا پایان همراه با تحلیل و ارزشیابی نشان خواهد داد.

درواقع مستندسازی ابزاری است که امکان استفاده و بکارگیری تجربه‌های فردی و گروهی را به‌منظور توسعه سازمانی فراهم می‌سازد و با ذخیره کردن تجربه موجود در سازمان هزینه تجربی آینده سازمان را تا حد زیادی کاهش می‌دهد.

مستندسازی شامل فرآیند شناسایی، گردآوری، طبقه‌بندی، ارزشگذاری، پالایش فهرست‌نویسی و در دسترس قراردادن سوابق یا اسناد موجود از قبیل فیلم، عکس، مکاتبات، فایل‌های کامپیوتری و... است که دارای ارزش تاریخی نیز هستند.

همچنین مستندسازی مستلزم خلق متون جدید برای تجربه‌های شفاهی موجود یا پرکردن و اتصال شکاف‌های موجود در سوابق تاریخی هم است.

همان‌طور که گفته شد مستند تهیه اسناد و مدارک است، پس می‌توان گفت مستندسازی به‌طور حتم فقط تهیه فیلم نیست حتی چند عکس زیبا اما باهدف هم می‌تواند مستند باشد. روابط عمومی به‌عنوان تنها نهادی که می‌تواند تاریخی مستند برای سازمان ثبت کند باید از تمام توانایی‌های سازمان برای مستندسازی اقدامات سازمان استفاده کند.

در واقع شاید بیشتر روابط عمومی‌ها به نوعی با نگارش گزارش‌های خبری و تهیه بریده جراید نوعی تاریخ مستند از اخبار و رویدادهای سازمانی تهیه کنند، اما نکته بسیار مهم که در بیشتر روابط عمومی‌ها در نظر گرفته نمی‌شود، تدوین این اطلاعات و مستندات به گونه‌ای است که بتوان در سریع‌ترین زمان ممکن به آن اطلاعات دسترسی پیدا کرد.

آرشیو روابط عمومی، بخشی از روابط عمومی‌های بزرگ در سازمان است که مستندات را در آن براساس سیستم‌های طبقه‌بندی نگهداری می‌کنند. اما این نگهداری تنها برای خود روابط عمومی مناسب است و در کنار این آرشیو باید در سایت رسمی نیز برخی از مستندات به صورت مدون آرشیو شوند، تا در صورت نیاز خبرنگاران به راحتی بتوانند به آن دسترسی داشته باشند.
 
نگهداری مستندات در سایت روابط عمومی بر چند مبنا انجام می‌شود:
۱. تاریخ
۲. کلمات کلیدی
۳. موضوع
۴. آخرین تاریخ ویرایش
 این طبقه‌بندی‌ها هر کدام به نوعی می‌تواند برای مورد خاصی استفاده شود.

مزایای مستندسازی در روابط عمومی

۱- نگهداری سابقه درباره موضوعات مهم مربوط به فعالیت‌های گذشته
۲- توانمند ساختن افراد به بررسی کنترل کیفیت برنامه‌های اجرا شده
۳- حفظ منابع اطلاعاتی مورد استفاده در طرح یا پروژه: منابع اطلاعاتی که با توجه به اهداف پروژه مورد بررسی قرار می‌گیرند چنانچه در هر مرحله مستندسازی شود از دوباره‌کاری جلوگیری می‌کنند و باعث تکمیل آمار و اطلاعات دوره بعد می‌شود.
۴- جلوگیری از پراکندگی، تکرار فعالیت‌ها و جلوگیری از انجام دوباره مطالعات در کارهای مشابه
۵- آشکار کردن نقص‌ها و نیازهای آماری و اطلاعاتی
۶- مستندسازی مشکلات و تنگناها: برنامه‌ریزی براساس آنچه سازمان نیازمند آن است و ارائه راه‌حل‌های کاربردی برای حل مشکلات و تنگناهای سازمانپ

عضو هیات‌مدیره انجمن متخصصان روابط عمومی

ارسال نظر

  • دیدگاه های ارسال شده توسط شما، پس از تایید توسط تین نیوز در وب منتشر خواهد شد.

  • تین نیوز نظراتی را که حاوی توهین یا افترا است، منتشر نمی‌کند.

  • پیام هایی که به غیر از زبان فارسی یا غیر مرتبط باشد منتشر نخواهد شد.

  • انتشار مطالبی که مشتمل بر تهدید به هتک شرف و یا حیثیت و یا افشای اسرار شخصی باشد، ممنوع است.

آخرین عناوین پربازدیدترین پربحث ترین
معرفی کتاب معرفی نشریه هفته نامه حمل ونقل